SISTEMA INTERNO DE INFORMACION

Bienvenido/a al sistema Interno de Información de PPPAM SGEIC. Aquí podrá realizar las acciones pertinentes para comunicar cualquier cuestión, consulta o incidencia relacionada con esta sociedad. Podrá realizar comunicaciones confidenciales/anónimas de la ss forma:

Estas comunicaciones se someterán a las siguientes CONDICIONES DE USO/ NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DEL CANAL INTERNO DE COMUNICACIÓN DE ACUERDO CON LOS PRINCIPIOS Y GARANTIAS ESTABLECIDAS DENTRO DE LA POLITICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACION Y DEFENSA DEL INFORMANTE APROBADA POR PPAM SGEIC SA

 

Se le recomienda que como INFORMANTE lea este documento antes de proceder a comunicar:

1.- OBJETO.- Las presentes Condiciones de Uso y Normas de funcionamiento del sistema de información pretenden regular el régimen de derechos, deberes, garantías, términos y condiciones de acceso y uso del sistema de información por parte de los denunciantes.

El Sistema de información  es un canal abierto a todo el personal de la Organización, de carácter absolutamente confidencial (y anónimo si se solicita) que ha sido específicamente habilitado para poner en conocimiento del RESPONSABLE DEL SISTEMA DE INFORMACION (OCI) conductas que constituyan o puedan ser constitutivas de delito, así como cualquier otra infracción, conducta fraudulenta o actuación irregular, que contravenga el Código Ético  o que sea contraria a las previsiones del Programa de Prevención de Riesgos Penales y/o a los protocolos de cumplimiento normativo implantados en la organización.

 

El sistema de información NO ES UN CANAL DE QUEJAS Y SUGERENCIAS. Es por ello por lo que se debe destinar únicamente a los siguientes contenidos:

  1. INFRACCIONES GRAVES constitutivas de infracciones del Derecho de la Unión Europea.
  2. Infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo (sin perjuicio de lo establecido en su normativa específica).
  3. Infracciones penales (entre ellas los delitos de Compliance penal) o administrativas grave o muy grave del ordenamiento jurídico interno, cometida dentro de un contexto laboral o profesional en el seno de la entidad o en la actuación de terceros que hayan contratado o contraten con nuestra entidad

El SISTEMA DE INFORMACION NO es un canal para la presentación de:

  • Quejas, reclamaciones o sugerencias
  • Consultas sobre dudas o genéricas
  • Peticiones de acceso a documentación
  • Reclamaciones de derechos individuales y solicitudes que busquen satisfacer intereses particulares

Cualesquier comunicación, información, queja o sugerencia dirigida al SISTEMA DE INFORMACION que estén fuera del ámbito establecido en párrafo anterior (art. 2 Ley 2/2023) será desestimada.

El acceso y/o utilización del Sistema de información supone la aceptación plena y sin reservas por parte del Usuario de las Condiciones de Uso y Normas de Funcionamiento del Canal ético de la Organización. A este respecto, le informamos que tiene a su disposición una política del sistema de información que establece el marco de trasparencia, integridad y responsabilidad corporativa en el que cualquiera de las personas a las que este sistema va dirigido podrá reportar con las garantías respecto de su indemnidad personal.  Asimismo, puede solicitar el procedimiento que regula como se tramitan las comunicaciones que se cursen a través del sistema. Todo ello a través de los medios establecidos en el apartado 3 posterior.

PPAM SGEIC SA se reserva el derecho a modificarlas y/o actualizarlas en cualquier momento sin necesidad de tener que informar con carácter previo al Denunciante, por lo que se recomienda revisarlas frecuentemente.

Nota. – Además del canal interno de información, cualquier persona podrá reportar las infracciones a las que se refiere este documento a la Autoridad  Independiente de Protección al Informante (A.A.I.) o al órgano equivalente que la correspondiente Comunidad Autónoma pueda constituir en el ejercicio de sus competencias. Dicha comunicación podrá cursarse directamente o una vez que se haya reportado la información a través del canal interno de información.

2.- ¿QUIEN PUEDE HACER USO DEL CANAL?. Todas las personas de la Organización podrán hacer uso del Sistema de información. A estos efectos, el concepto de personas/personal de la Organización abarca a sus administradores, directivos, y trabajadores. Asimismo, el canal estará a disposición de terceros.

 

3.- MEDIOS PARA LA RECEPCIÓN DE INFORMACIONES. – ACCESO Y USO DEL CANAL ÉTICO. Usted podrá comunicar a través de los siguientes medios:

4.- PROTECCIÓN DEL INFORMANTE. – GARANTÍAS QUE OFRECE EL CANAL ÉTICO. Todas las comunicaciones que se remitan a través del Sistema de información se tratarán respetando los siguientes principios:

Confidencialidad: El Sistema de información se gestionará, conforme a su diseño y naturaleza, de una forma segura, que excluya su acceso al personal no autorizado, y de manera que quede plenamente protegida la identidad del informante y garantizada la confidencialidad de cualquier dato de aquellas personas físicas o jurídicas que haya sido mencionado en la comunicación o durante el proceso iniciado para su resolución.

La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante. Esta confidencialidad hace referencia a no divulgar la identidad de las personas notificantes ni, en su caso, de las personas cuya conducta o actuación pudiera ser mencionada en las consultas y notificaciones de las personas informantes.

  • Preservación del Anonimato: A fin de favorecer su uso y eficacia el Sistema de información está habilitado para la comunicación de infracciones de forma anónima, de tal modo que PPAM SGEIC SA se abstendrá de realizar ningún tipo de indagación respecto la identidad de aquellos denunciantes que hayan preferido mantenerse en el anonimato.

Indemnidad: PPAM SGEIC SA no tolerará ninguna forma de represalia que se pueda cometer sobre aquellas personas que hayan hecho uso del Sistema de información. Las informaciones falsas con consciencia de falsedad no serán toleradas.

 

5.- RESPONSABLE DEL SISTEMA DE INFORMACION. El OCI es el órgano de carácter interno y permanente, dependiente del Órgano de administración, encargado de la elaboración, implantación, aplicación y seguimiento de los programas, políticas y protocolos de cumplimiento Normativo y que, en particular, tiene asignada la función de supervisar el funcionamiento de los procedimientos implantados para la recepción de consultas, notificaciones y comunicaciones. El OCI como responsable ha nombrado a su vez a una persona física encargada de la gestión del sistema de información.

6.- PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL. Los datos personales de quienes hagan uso del Canal Interno de Información o de aquellas otras personas a los que se pudiera acceder como consecuencia de las investigaciones que se puedan iniciar a resultas de la recepción de una comunicación serán tratados a los exclusivos fines de investigar los hechos denunciados y toma de decisiones a ese respecto.  Los datos se tratarán con arreglo al principio de minimización. Aquellos datos que sean objeto de tratamiento se conservarán únicamente el tiempo imprescindible, los legalmente establecidos. Aquellas personas que faciliten sus datos de carácter personal serán previamente informadas del responsable del tratamiento, la base de legitimación y finalidad del tratamiento, los términos de cesión a terceros en las condiciones legalmente establecidas, así como de sus derechos en relación con la protección de datos y la forma de ejercerlos, todo ello de acuerdo con la normativa relativa a la protección de datos.

 

INFORMACIÓN BÁSICA sobre el tratamiento de los datos:

Responsable del tratamiento Mercantil responsable de los hechos denunciados y/o contratante de la persona denunciada.
Datos de carácter personal tratados Datos de carácter personal cumplimentados y aportados mediante el formulario y los aportados adicionalmente, si la comunicación prosperara y fueran necesario solicitarlos por parte de Órgano de control interno.

 

Datos identificativos, de características personales, académicos, experiencia profesional, trayectoria, categorías especiales, entre otros; Aquellos necesarios para fundamentar la comunicación.

Finalidad de tratamiento Investigación de los hechos denunciados y toma de decisiones a ese respecto.
Base jurídica para el tratamiento Interés público y tratamiento necesario para el cumplimiento de una obligación legal
Plazo de conservación de los datos de carácter personal Los datos de quien formule la comunicación, de los empleados/as y/o terceros se conservarán en el sistema de comunicaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.

 

En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión de este sistema de comunicaciones y si la comunicación prosperara, la investigación de los hechos denunciados proseguirá al margen del “Canal Interno de Información y/o comunicación”.

Comunicación de datos a terceros Si procede: a) al/ha denunciado/a (b) a los órganos competentes de las Administraciones Públicas, (c) Juzgados y Tribunales (d) Las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
Medidas de Seguridad Medidas de índole técnica, organizativa y de seguridad que garanticen la confidencialidad e integridad de ese conjunto de datos, de acuerdo con lo establecido en la legislación sobre Protección de Datos de Carácter Personal.
Ejercicio de Derechos Derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición en cualquier momento, dirigiéndose a: dpo@pleniumpartners.com
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